個人情報の取扱いについて（サーベイ回答者向け）

1. 取得する個人情報

• 氏名、社員番号、電話番号、所属（拠点・部署等）、希望言語、在籍状況
• LINE のユーザー識別子（LINE 連携を行う場合）、メールアドレス（メール配信を行う場合）
• サーベイへの回答内容（評価・選択・自由記述による記載を含む）
• 回答内容から算出される、コンディションおよび離職リスクに関する指標

2. 利用目的

1. サーベイの配信および回答の受付・集計・分析
2. 従業員のコンディション把握および職場環境の改善の検討
3. 気になる兆候の早期把握と、これに基づく支援・環境改善の検討
4. 上記に付随する本サービスの運用・保守

本サーベイの結果は、人事評価や懲戒等の不利益な取扱いに直接用いることを目的とするものではありません。

3. 記名式による取扱いであること

本サービスは記名式であり、あなたの回答は、あなた個人と結びついた形で記録・分析されます。ただし、回答結果を閲覧できるのは、下記4のとおり権限を有する担当者に限られ、集計結果の表示においては個人を特定しない形で表示することを基本とします。

4. 個人情報を取扱う者・閲覧範囲

• あなたの個人情報および回答は、勤務先において、権限を有する担当者（人事担当者・所定の権限を付与された管理者等）が、その権限および割り当てられた閲覧範囲の限度で取扱います。
• 個人単位の回答・指標の閲覧は、特に権限を付与された者に限定されます。

5. 個人情報の取扱いの委託

勤務先は、本サービスの提供元である株式会社RASENCAに対し、上記利用目的の達成に必要な範囲で、あなたの個人情報の取扱いを委託します。株式会社RASENCAは、勤務先の委託の範囲内でのみこれを取扱い、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

6. 外部サービスの利用・外国における取扱い

本サービスの提供にあたり、以下の外部サービスを利用します。これらの一部は、日本国外にサーバーを設置し、または外国に所在する事業者により運営されており、あなたの個人情報が外国において取扱われる場合があります。

• メッセージング: LINE ヤフー株式会社（LINE によるサーベイの配信・回答受付）
• クラウド基盤・データ保管・メール送信: Cloudflare, Inc.
• AI 機能（提供する場合）: Anthropic, PBC〔導入時に確定〕

7. 自由記述に関するご注意

自由記述欄には、あなたが記載した内容がそのまま保存されます。健康状態やご家庭の事情など、機微な内容を記載されることがあります。これらの情報も上記の利用目的および取扱いの範囲で管理されます。〔要配慮個人情報の取得に関する同意の要否・記載をリーガル確認〕

8. 保有期間および削除

• あなたの回答履歴は、離職分析等の目的で勤務先が定める期間（既定 3 年間）保有されます。
• あなたが退職した場合、連絡先（電話番号・LINE 識別子等）による配信は停止されます。
• あなたは、ご自身の個人情報について、確認・訂正・削除・利用停止等を請求できます（下記10）。

9. 同意しない場合・同意の撤回

• 本取扱いに同意しない場合、本サービスによるサーベイの配信を受けないことができます。〔不同意時の代替・不利益がないことの明記をリーガル確認〕
• いったん行った同意は、後からいつでも撤回できます。撤回の方法は下記10のとおりです。

10. お問い合わせ・請求の窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示・訂正・削除・利用停止等のご請求、同意の撤回は、下記の窓口までご連絡ください。

• 勤務先の窓口: 勤務先の人事・現場の担当者にお問い合わせください。
• 本サービス提供元の窓口: 株式会社RASENCA（連絡先: contact@rasenca.com）

11. 将来提供される機能について

将来、LINE 上で追加の質問を行う会話型のヒアリング機能を提供する場合があります。その際は、会話の内容が記録・要約されること等について、別途改めてご説明します。